Libro de Remuneraciones

Escrito por Sergio Arriagada el . Publicado en Contabilidad

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Una pregunta constante en nuestras labores de consultoría y docencia, es sobre los requisitos mínimos que debe contener el Libro de Remuneraciones, dado que es registro que cruza la fiscalización laboral y tributaria.

Este libro contable, nace en el artículo 62 del Código del Trabajo el cual señala de manera textual lo siguiente:

Artículo 62. Todo empleador con cinco o más trabajadores deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones, el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

Las remuneraciones que figuren en el libro a que se refiere el inciso anterior serán las únicas que podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la empresa.

El Decreto que reglamenta el Libro de Remuneraciones es el Decreto Supremo 375 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, publicado en el Diario Oficial el 05.09.69.

 

MÍNIMOS DE CONTENIDO

El artículo 62 transcrito, no establece que debe contener el registro en comento, es así que el mencionado Decreto Supremo 375 de 1969 en su artículo tercero señala que "El Libro Auxiliar de Remuneraciones contendrá, a lo menos, las siguientes menciones:

1º Nombre y apellido del trabajador, y

2º Remuneración imponible, no imponible y remuneración total.

Los empleadores podrán consignar otros antecedentes, como asimismo las remuneraciones desglosadas por rubros, ítem, o partidas más detalladas, debiendo, en todo caso, asentarse en forma separada las remuneraciones imponibles de las que no lo sean y la remuneración total".

Como se puede apreciar, este registro posee un mínimo de columnas, le da al empleador la posibilidad de armar un registro de acuerdo a las características de las remuneraciones que se cancelen.

 

ACREDITACIÓN DE GASTOS

Tanto el artículo 62 del Código del Trabajo, como el artículo 12 del D.S. N° 375 establecen que sólo se considerará como gastos para los fines del impuestos a la renta que afecta al respectivo patrón o empleador, el monto de las remuneraciones que se registren en el Libro Auxiliar de Remuneraciones, siempre que éstos reúnan los requisitos establecidos en la Ley de la Renta.

El Manual del SII en sus párrafos 6(12)-46 y Párrafo 6(17)-89.02, establece que en general se acepta como gasto tributario toda remuneración que la empresa deba pagar a sus trabajadores en virtud de un contrato de trabajo, en razón de servicios personales prestados por éstos. Entre estas remuneraciones se pueden señalar las siguientes: sueldos, salarios, honorarios, horas extraordinarias, comisiones, sobresueldos y cualesquiera otras asimilaciones.

Procede la rebaja tanto de aquellas remuneraciones pagadas como adeudadas, con la condición de que digan relación con el giro de la actividad del contribuyente; correspondan al ejercicio por el cual se declara la renta correspondiente; y se acrediten y justifiquen ante el Servicio de Impuestos Internos con la documentación fidedigna respectiva, y debidamente anotadas en el Libro de Remuneraciones correspondiente cuando se esté obligado a llevar dicho tipo de registro, y a su vez, en las cuentas contables respectivas.

En relación con el Libro de Remuneraciones, los párrafos citados señalan que:

a) Todo empleador que tenga cinco o más trabajadores deberá llevar un «Libro Auxiliar de Remuneraciones», el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

b) Sólo se aceptarán como gasto las remuneraciones que aparezcan registradas en el mencionado Libro, siempre que se acrediten con la documentación pertinente.

c) Se registrarán las remuneraciones efectivamente percibidas por aquellas personas que tengan la calidad jurídica de empleados u obreros (trabajadores). Es decir, aquellas cuya obligación de pago queda cumplida o extinguida por algunas de las formas establecidas en el derecho común, tales como el pago efectivo, la compensación, la confusión, etc.

d) Las pagadas a personas que no tengan la calidad jurídica de empleados u obreros (en la actualidad no existe esa distinción, el Código del Trabajo en su artículo 3 define a trabajadores), como por ejemplo, las pagadas a profesionales contratados a honorarios, no quedan supeditadas a su registro en el Libro Auxiliar de Remuneraciones, sino que ellas deben registrarse directamente en las cuentas respectivas de la contabilidad, y en los Libros Auxiliares que lleve el contribuyente, y especialmente en aquel registro especial a que se refiere el artículo 77º de la Ley de la Renta sobre retención de impuesto.

e) Las devengadas en favor de los trabajadores, pero cuyo pago esté pendiente, no deben anotarse en el citado libro de remuneraciones, sino que en la oportunidad en que éstas sean pagadas al interesado, y efectivamente percibidas por éste.

f) Las remuneraciones adeudadas a pesar de no estar registradas en el Libro Auxiliarde Remuneraciones a la fecha del balance, por no haber ocurrido su pago, se aceptarán igualmente como gasto en la medida que cumplan con los requisitos que exige el propio número 6 del artículo 31º y el inciso primero de esta disposición, comentados anteriormente.

Como se puede apreciar de acuerdo a lo señalado por el Servicio solo se registrara en el libro de remuneraciones el sueldo de los trabajadores, no debiendo registrarse por tanto el sueldo empresarial en el caso de las sociedades de personas dado que estos son trabajadores independientes.

Cabe señalar que de la lectura anterior se desprende, que en el citado libro solo deberán registrarse los montos efectivamente pagados, debiendo omitirse lo que no ha percibido materialmente el trabajador. Creemos que esta parte de la norma se encuentra en desuso, lo anterior se debe a que debido al sistema centralizador de la contabilidad, genera los asientos dejando reflejado la obligación de pago de los emolumentos pagados a los trabajadores.

PRESENTACIÓN

Originalmente el SII a través del SUPLEMENTO 6 (17)72, de 12.07.71 señalo que se podrá llevar el registro en hojas sueltas de contabilidad, cumpliendo con los requisitos que para tal efecto señala el inciso segundo del artículo 7 del ya mencionado Decreto N° 375 de 1969 el cual señala que, las hojas referidas deberán encuadernarse a lo menos cada seis meses y en ningún caso el libro así formado podrá tener más de trescientas hojas.

En la actualidad, el Servicio de Impuestos Internos dispone del Formulario 3230 Declaración Jurada para Timbraje de Documentos o Libros, en el cual se pueden timbrar hojas sueltas. Debemos recordar que El artículo 70º del D.L. Nº 2.200, de 1978, suprimió la obligación de timbrar el libro de remuneraciones por las Inspecciones del Trabajo.

La Norma General es que el Libro de Remuneraciones debe ser llevado en la casa Matriz, pero el SII a través del Oficio N° 1647 de 28.05.1984 señalo que en los casos de empresas que tengan diversas oficinas o sucursales, no obstante ser actualmente obligatoria la centralización contable, conforme a lo dispuesto en las Resoluciones Nos. 2.107-Ex. y 2.252- Ex., de la Dirección del Servicio, publicadas en el Diario Oficial de los días 5 y 30 de Diciembre de 1983, respectivamente, en lo que respecta al Libro Auxiliar de Remuneraciones que debe llevarse en cada oficina o sucursal - como la centralización aludida dice relación con los libros de contabilidad principales- su centralización podrá ser autorizada por las Unidades del Servicio de Impuestos Internos, solamente previa resolución de la Dirección del Trabajo que indique las oficinas, sucursales o establecimientos que comprende.

Lo expuesto, atendido a que la obligatoriedad de la centralización contable, antes opcional, dispuesta en las referidas resoluciones, en los casos de contribuyentes que cuenten con más de un establecimiento, sucursal, negocio, bodega o local, no incluye a los libros auxiliares exigidos por las leyes, como ocurre, entre otros, con el Libro Auxiliar de Remuneraciones , a que se refieren el Art. 1º del Decreto Supremo del Trabajo Nº 375, publicado en el D.O. de 5 de Septiembre de 1969, y el Art. 70º del Decreto Ley Nº 2.200, de 1978, relativo al Código del Trabajo.