EL LIBRO DE REMUNERACIONES

Escrito por Sergio Arriagada el . Publicado en Laboral

En el Código del Trabajo el Libro de remuneraciones se encuentra regulado en el artículo 62 que dispone:

Artículo 62: Todo empleador con cinco o más trabajadores deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones, el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.
Las remuneraciones que figuren en el libro a que se refiere el inciso anterior serán las únicas que podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la empresa.

El artículo 62 citado establece como medida de publicidad de las remuneraciones, la obligación a todo empleador que tenga 5 o más trabajadores de llevar un libro auxiliar de remuneraciones.

Sobre la obligación de llevar libro de remuneraciones la Dirección del Trabajo ha señalado:

Ordinario N° 5751/093, de 28.07.1989.
"El empleador se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 61 del Código del Trabajo, cada vez que ocupe a cinco o más trabajadores, cualquiera sea la duración del contrato de trabajo que vinculó a las partes".

 

CONTENIDO MÍNIMO

El contenido del libro de remuneraciones se encuentra establecido en el Decreto Nº 375 del 30.05.1969, publicado en el Diario Oficial el 5 de septiembre de 1969, que regula el Libro Auxiliar de Remuneraciones, que en lo pertinente dispone:

Artículo 3º.- El Libro Auxiliar de Remuneraciones contendrá, a lo menos, las siguientes menciones:
1º Nombre y apellido del trabajador, y
2º Remuneración imponible, no imponible y remuneración total.
Los empleadores podrán consignar otros antecedentes, como asimismo las remuneraciones desglosadas por rubros, ítem, o partidas más detalladas, debiendo, en todo caso, asentarse en forma separada las remuneraciones imponibles de las que no lo sean y la remuneración total.

Artículo 8º.- Las anotaciones en el libro se harán en cada período de pago o por períodos mensuales, indicándose claramente el período que comprenden.

En cuanto a la forma de llevar este libro auxiliar siempre deberá tener en consideración lo dispuesto por el Servicio de Impuestos Internos, dado que es de suma importancia para la empresa el llevarlo bien, toda vez que su información servirá para la determinación del monto gastado por la empresa en remuneraciones, la confección de las declaraciones juradas que se exigen, entre otras materias.

Debemos tener presente que tanto el artículo 62 del Código del Trabajo, como el artículo 12 del D.S. N° 375 establecen que sólo se considerará como gastos para los fines del impuestos a la renta que afecta al respectivo patrón o empleador, el monto de las remuneraciones que se registren en el Libro Auxiliar de Remuneraciones, siempre que éstos reúnan los requisitos establecidos en la Ley de la Renta.

El Manual del Servicio de Impuestos Internos en sus párrafos 6(12)-46 y Párrafo 6(17)-89.02, establece que en general se acepta como gasto tributario toda remuneración que la empresa deba pagar a sus trabajadores en virtud de un contrato de trabajo, en razón de servicios personales prestados por éstos. Entre estas remuneraciones se pueden señalar las siguientes: sueldos, salarios, horas extraordinarias, comisiones, sobresueldos y cualesquiera otras asimilaciones.

En relación con el Libro de Remuneraciones, los párrafos citados señalan que:

a) Todo empleador que tenga cinco o más trabajadores deberá llevar un «Libro Auxiliar de Remuneraciones», el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

b) Sólo se aceptarán como gasto las remuneraciones que aparezcan registradas en el mencionado Libro, siempre que se acrediten con la documentación pertinente.

c) Se registrarán las remuneraciones efectivamente percibidas por aquellas personas que tengan la calidad jurídica de empleados u obreros (trabajadores). Es decir, aquellas cuya obligación de pago queda cumplida o extinguida por algunas de las formas establecidas en el derecho común, tales como el pago efectivo, la compensación, la confusión, etc.

d) Las pagadas a personas que no tengan la calidad jurídica de empleados u obreros (en la actualidad no existe esa distinción, el Código del Trabajo en su artículo 3 define a trabajadores), como por ejemplo, las pagadas a profesionales contratados a honorarios, no quedan supeditadas a su registro en el Libro Auxiliar de Remuneraciones, sino que ellas deben registrarse directamente en las cuentas respectivas de la contabilidad, y en los Libros Auxiliares que lleve el contribuyente, y especialmente en aquel registro especial a que se refiere el artículo 77º de la Ley de la Renta sobre retención de impuesto.

e) Las devengadas en favor de los trabajadores, pero cuyo pago esté pendiente, no deben anotarse en el citado libro de remuneraciones, sino que en la oportunidad en que éstas sean pagadas al interesado, y efectivamente percibidas por éste.

f) Las remuneraciones adeudadas a pesar de no estar registradas en el Libro Auxiliar de Remuneraciones a la fecha del balance, por no haber ocurrido su pago, se aceptarán igualmente como gasto en la medida que cumplan con los requisitos que exige el propio número 6 del artículo 31º y el inciso primero de esta disposición, comentados anteriormente.

 

OBLIGACIÓN DE LLEVAR EL LIBRO DE REMUNERACIONES EN PAPEL Y TIMBRADO POR EL SII

Es importante tener presente que en la actualidad muchos empleadores han implementado software en sus empresas que les permiten llevar el libro de remuneraciones, olvidándose de imprimir y timbrar ante el SII este libro, por lo que se nos hace útil citar el siguiente pronunciamiento de la Dirección del Trabajo referido al libro de remuneraciones:

Ordinario Nº 1246, de 20.03.2017
Cabe considerar que el artículo 62 del Código del Trabajo, prescribe:
"Todo empleador con cinco o más trabajadores deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones, el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.
Las remuneraciones que figuren en el libro a que se refiere el inciso anterior serán las únicas que podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la empresa."
A su vez, el Decreto Supremo N° 375, de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que reglamenta aplicación del artículo 98º de la ley Nº 16.840, en el inciso 1° de su artículo 1°, prescribe:
"Todo patrón o empleador que tenga cinco o más trabajadores a su servicio deberá llevar un Libro Auxiliar de Remuneraciones timbrado por la Inspección del Trabajo y el Servicio de Impuestos Internos correspondientes al lugar de funcionamiento de la empresa, establecimiento, faena o de ubicación del predio agrícola respectivo."
En cuanto a su formato, los incisos 1° y 2° del artículo 7° del mismo cuerpo reglamentario, señala:
"Se entenderá que las empresas, establecimientos, faenas y predios agrícolas cumplen con la obligación de llevar el Libro Auxiliar de Remuneraciones, consignando las menciones del artículo 3º de este Reglamento en hojas sueltas que deberán ser foliadas y presentadas a la Oficina de Impuestos Internos que corresponda para su timbraje, previamente a ser usadas. El Servicio de Impuestos Internos determinará la forma de cumplir los requisitos indicados en este inciso.
Posteriormente las hojas referidas deberán encuadernarse a lo menos, cada seis meses y en ningún caso el libro así formado podrá tener más de trescientas hojas. Este libro deberá presentarse a la Inspección del Trabajo correspondiente para su timbraje, sin lo cual no se entenderá cumplida la obligación establecida en el artículo 1º de este Reglamento.
La Inspección del Trabajo timbrará el libro en conformidad a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo anterior."
Como es dable apreciar de las normas transcritas, el legislador ha obligado a llevar el libro de que se trata a aquellos empleadores que cuenten con cinco o más trabajadores. Asimismo, se ha reglamentado, mediante el precitado decreto supremo, la forma de completar el libro a partir de hojas sueltas e, incluso ha indicado el máximo de hojas que se pueden contener en cada libro.
Ahora bien, precisado lo anterior, se estima necesario reiterar lo señalado en el cuerpo del presente informe, respecto del principio de equivalencia del soporte, neutralidad tecnológica y no discriminación de los documentos electrónicos frente a sus homólogos en soporte físico.
En efecto, atendido lo indicado respecto de las normas de la ley N° 19.799, Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, sólo puede prohibirse el uso de documentación en formato electrónico cuando exista una norma que así lo disponga o se de alguno de los supuestos excepcionales que contempla el artículo 3° inciso 2° de dicha norma, vale decir:
Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y
c) Aquellos relativos al derecho de familia.
Sobre lo transcrito, debemos indicar que las excepciones de las letras b) y c) claramente no aplican en el ámbito objeto de este informe.
Respecto de la excepción individualizada con la letra a), cabe precisar primeramente que el timbraje del documento no constituye una solemnidad del mismo, sino una autorización para su utilización.
Además, y más importante aún, la norma señala que la excepción sólo aplica en caso de "una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico", sin embargo, no se aprecia ninguna característica del libro auxiliar de remuneraciones que no pueda ser homologada mediante un documento electrónico por lo que, asimismo, no se visualiza ningún impedimento para la utilización de libros auxiliares de remuneración en tal formato.
Precisado lo anterior, resulta necesario indicar que el libro auxiliar de remuneraciones es un documento de carácter laboral, y en tal calidad es necesario que su generación y administración sea confiada a sistemas o plataformas que cumplan con las exigencias impuestas por este Servicio mediante dictamen N° 789/015, de 16.02.2015.
Finalmente, se debe tener presente que es el Servicio de Impuestos Internos el organismo llamado a determinar la forma en que se realizará el proceso de timbraje, pudiendo emplearse un mecanismo similar al vigente para las facturas electrónicas u otro que dicha entidad determine.

Como podemos apreciar, la Dirección del Trabajo no objeta la implementación de software de remuneraciones, en la medida que el sistema que se implemente cumpla con los criterios establecidos en Ordinario 0789/015, de 16.02.2015, que señala en lo particular lo siguiente:

Ordinario Nº 0789/015, de 16.02.2015
De las disposiciones legales precitadas, es posible inferir que la centralización de documentación –en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, que establece los requisitos para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº 2, de 1967, precitado, consignándose los siguientes elementos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

 


Autores : Robinson Zepeda Gómez.

Contador Auditor Universidad Católica del Norte

Ex-Fiscalizador Dirección del Trabajo

Ex-Mediador Dirección del Trabajo

Relator de Cursos y Seminarios

 

SERGIO ARRIAGADA R.

Contador, Contador Auditor UCSC

Magister en Planificación y Gestión Tributaria UDLA

Profesor de Pre y Post grado en distintas casas de estudio

Asesor de Empresas y Personas.