LAS LIQUIDACIONES DE REMUNERACIÓN

Escrito por Sergio Arriagada el . Publicado en Laboral

 

Las liquidaciones de remuneraciones que el empleador debe entregar a sus trabajadores se encuentran reguladas en los artículos 54 y 54 bis del código del Trabajo que en lo pertinente establecen lo siguiente: 

Inciso tercero Artículo 54:
Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas.

Inciso tercero Artículo 54 Bis:
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo.

En conformidad a lo dispuesto en los artículos 54 y 54 bis del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a entregar a los trabajadores al momento de realizar el pago de las remuneraciones, un comprobante con indicación del monto pagado, la forma cómo se determinó y los descuentos practicados, lo que generalmente denominamos liquidación de remuneraciones.

Si el trabajador percibe remuneraciones variables, como por ejemplo comisiones, bonos, premios u otro incentivos, se debe adjuntar a la liquidación un documento anexo que establezca los montos de estos haberes, el detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo, esto en conformidad al artículo 54º bis de este Código.

 

Firma de las Liquidaciones de Remuneraciones por parte del Trabajador

De acuerdo a lo dispuesto en los artículos 54 y 54 bis del Código del Trabajo, no se ha establecido la obligación de que el trabajador firme las liquidaciones de remuneración para entender que el empleador a cumplido su obligación de entregar las liquidaciones de remuneración al momento de que estas han sido pagadas, por lo que el empleador no está obligado a mantener copia firmadas de estas liquidaciones de remuneración.

Es necesario destacar que la liquidación de remuneraciones firmada por el trabajador es un medio idóneo para acreditar el pago de las remuneraciones del trabajador por parte del empleador, como así también el que estas liquidaciones se hayan entregado.

El empleador en sus de sus facultades de administración y dirección puede vía el reglamento interno de orden higiene y seguridad establecer que los trabajadores al momento de recibir sus liquidaciones de remuneración deban firmar estas liquidaciones.

Respecto de este punto la Dirección del Trabajo ha señalado:

Ordinario N° 7301/0341, de 12.12.1994:
No resulta procedente imponer, para la validez de dicho documento, una solemnidad no prevista en la ley, como sería, precisamente, la firma del trabajador, toda vez que las formalidades son de derecho estricto.

De consiguiente, a la luz de los expuesto en acápites que antecedentes, no cabe sino concluir que no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador.

Lo anterior, obviamente, ha de entenderse sin perjuicio que el empleador, en virtud de su facultad de dirigir, organizar y administrar la empresa que le confiere el poder de mando y dirección, contrapartida del vínculo de subordinación o dependencia del trabajador y con el fin de acreditar fehacientemente el pago de las remuneraciones de sus trabajadores adopte medidas tendientes a hacer constar tal circunstancia.

Ordinario N° 3.590, de 15.07.2015:
No procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, toda vez que dicha exigencia no ha sido prevista en la ley.

Ordinario N° 8003/0321, de 11.12.1995:
El propio comprobante al que se refiere el inciso 3º del citado artículo 54, servirá de medio suficiente para acreditar el pago de la remuneración en el evento que estuviere firmado por el dependiente, formalidad esta que en caso alguno puede ser exigida para entender cumplida la obligación que se consigna en el aludido precepto legal.

 

Contenido Mínimo de las Liquidaciones de Remuneración

Las liquidaciones de remuneraciones de acuerdo a lo establecido en el artículo 54 del Código del Trabajo deben contener a lo menos los siguientes antecedentes:
- Monto de la remuneración pagada,
- Forma como se determinó dicha remuneración, y
- Descuentos practicados.

Es necesario puntualizar que respecto de las remuneraciones pagadas, el empleador debe entregar al trabajador el detalle de los diferentes estipendios que forman parte de su remuneración, es decir desglosar claramente las diferentes partidas que componen sus remuneraciones, como es el sueldo, las horas extras, la gratificación, entre otras.

Respecto del contenido mínimo de las liquidaciones de remuneración la Dirección del Trabajo ha señalado:

Ordinario Nº 0375/0031, de 26.01.2000
"Los sostenedores de los establecimientos particulares subvencionados tienen la obligación de desglosar las remuneraciones de los profesionales de la educación en la liquidación respectiva, consignando en forma detallada como han enterado la remuneración total mínima, indicando separadamente la remuneración básica mínima nacional y cada una de las asignaciones y beneficios legales, reglamentarias y convencionales que correspondan. Ahora bien, considerando que la bonificación proporcional por la cual se consulta es un beneficio de origen legal resulta, por ende, obligatorio que el mismo forme parte del desglose de la respectiva liquidación de remuneraciones de los docentes".

Ordinario Nº 5254, de 15.10.2015
Los comprobantes de pago de remuneraciones deben reflejar todos los estipendios que recibe el trabajador, tanto los que están escriturados como aquellos correspondientes a cláusulas tácitas que ya se encuentran constituidas.

 

Situación Especial de las Remuneraciones Variables como son las Comisiones

De conformidad a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 54 bis del código del Trabajo, en el caso de que las remuneraciones del trabajador en el caso de tratarse de comisiones, bonos, premios u otros incentivos, un anexo, que forma parte integrante de la respectiva liquidación, el cual debe contener el monto pagado por cada uno de estos conceptos, el detalle de cada operación que les dio origen, y la forma empleada para su cálculo.

La Dirección del Trabajo, ha señalado respecto de esta obligación que no se requiere un detalle pormenorizado de cada una de las operaciones que dieron origen a las remuneraciones variables, sino que se puede entregar un detalle diario de dichas operaciones que sirvieron de base para la determinación de la remuneración variable del trabajador.

Respeto de este punto la Dirección del Trabajo ha señalado:

Ordinario 1643/015, de 18.04.2013
De la disposición legal antes citada se desprende, en lo pertinente, que las liquidaciones de remuneraciones que el empleador debe entregar al trabajador junto al pago de las misma, según el artículo 54, inciso 3º, del Código del Trabajo, deben adjuntar, en el caso de tratarse de comisiones, bonos, premios u otros incentivos, un anexo, que forma parte integrante de la respectiva liquidación, el cual debe contener el monto pagado por cada uno de estos conceptos, el detalle de cada operación que les dio origen, y la forma empleada para su cálculo.

En otros términos, el anexo que se debe adjuntar a la liquidación de remuneraciones de los trabajadores que perciben comisiones, bonos, premios u otros incentivos, debe señalar el monto en dinero a pagar por cada uno de estos estipendios, junto al detalle de las operaciones que las originaron y la forma que se empleó para su cálculo o determinación.

Como es posible apreciar, el legislador exige en dicho anexo especificar, entre otras materias, las operaciones que dieron origen al pago de las comisiones, bonos, premios, incentivos u otros, sin requerir que se precise el monto en dinero de cada una de tales operaciones, sino más bien que se señale cada una de ellas de las que le cupo realizar al trabajador para devengar el pago de dichos estipendios.

En efecto, si el propósito del legislador hubiese sido que se indicara en el anexo el valor en dinero de cada operación que dio origen a los estipendios aludidos lo habría exigido de modo expreso, como sí lo hizo respecto de las comisiones, bonos, premios u otros incentivos al señalar que se debe precisar el monto de los mismos, razón por la cual posible es concluir que si no lo estableció en manera alguna, no sería procedente al intérprete hacerlo, toda vez que de este modo estaría exigiendo requisitos que la ley no contempla, extendiendo su alcance a situaciones no previstas en el texto legal.

Por lo demás, desde un punto de vista práctico es el propio trabajador que efectuó cada una de las operaciones que originan las comisiones, bonos, premios o incentivos quien conoce el monto de las mismas, toda vez que le habría correspondido la intervención directa en su ejecución, con lo que al precisarse solo cuáles han sido tales operaciones se le permite la debida certeza en la determinación del monto del estipendio que le corresponde percibir.

Ahora bien, la doctrina de esta Dirección, contenida en dictamen Nº 4814/44, de 31.10.2012, que fija el sentido y alcance del artículo 54 bis del Código del Trabajo, en la letra C del Punto 1º, sobre "Obligatoriedad de entregar un anexo a las liquidaciones de remuneraciones. Detalle del anexo", no hace exigible al fijar tal sentido, que en el detalle de las operaciones que se debe consignar en el anexo se deba informar el monto en dinero de cada una de ellas.

Cabe agregar, a mayor abundamiento, que analizada la historia fidedigna del establecimiento de la ley Nº 20.611, que como ya se expresara introdujo el artículo 54 bis al Código del Trabajo, cuyo inciso 3º trata del anexo a las liquidaciones de las remuneraciones y su contenido, se ha podido establecer que tanto durante la tramitación del proyecto como en su discusión en Sala no se hizo alusión alguna a incluir en su texto el requisito de señalar los montos en dinero de las operaciones que dan origen al pago de los beneficios de que se trata.

En consecuencia, de conformidad a lo expuesto, doctrina y disposiciones legales citadas, cúmpleme informar a Ud. que no resulta exigible legalmente al tenor de lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 54 bis del Código del Trabajo, que el detalle de cada operación que debe contener el anexo a las liquidaciones de remuneraciones que se debe entregar al trabajador por las comisiones, bonos, premios y otros incentivos que le corresponda percibir, deba incluir el monto en dinero de dichas operaciones, siendo suficiente con precisar cuáles han sido cada una de ellas para su acertada comprensión.

Ordinario 4.301, de 04.11.2014:
Del inciso 3º de la disposición legal transcrita, se desprende que como una forma de dar certeza a las remuneraciones que proceda pagar a los trabajadores, el legislador ha dispuesto que las liquidaciones de aquellos cuyo sistema remuneratorio esté conformado, entre otros, por comisiones, bonos, premios u otros incentivos deberán contener un anexo en que deberán consignarse los siguientes elementos o datos:

a) monto de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que proceda pagar;
b) detalle de cada operación que dio origen a estos pagos y,
c) forma empleada para el cálculo del respectivo estipendio;

Se desprende además que el citado anexo deberá formar parte integrante de la respectiva liquidación, y constituye una obligación complementaría de la establecida en el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo que prescribe: "Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas."

Como es dable advertir del tenor literal del citado inciso 3º del artículo 54 bis, dicho precepto no hace distinción alguna en cuanto al origen de los estipendios a que alude, a las condiciones de pago, ni a cualquiera otra característica de los mismos, circunstancia que permite sostener que tal obligación es exigible respecto de cualquier tipo de remuneración de tal naturaleza, sin que corresponda excluir a algunas en base a consideraciones no previstas por el legislador. Tal conclusión se corrobora si aplicamos en la especie, la regla práctica de interpretación que se traduce en el aforismo jurídico “Donde la ley no distingue, tampoco nosotros debemos distinguir”.

Finalmente y en relación a su petición en orden a que por esta vía se determine si los comprobantes que acompaña cumplen con los requisitos previstos en el inciso 3º del artículo 54 en comento, cúmpleme informar a Ud. que los antecedentes aportados no permiten emitir un pronunciamiento sobre el particular toda vez que para ello sería necesario efectuar una fiscalización previa tendiente a verificar, entre otras circunstancias, la conformación del sistema remuneratorio de los trabajadores, la modalidad de pago de los diferentes estipendios de carácter variable que el mismo contempla y efectuar la revisión de los antecedentes documentales pertinentes. De esta suerte, en caso de estimarlo pertinente, deberá efectuar la respectiva solicitud directamente a la Inspección del Trabajo correspondiente al domicilio de sus representadas. Sin perjuicio de ello, me permito remitir a Ud. copia de dictámenes Nºs. 4814/044, de 31.10.2012 y 1643/015, de 18.04.2013, que inciden sobre la materia.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales y jurisprudencia administrativa citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

1.- No resulta obligatorio para el empleador entregar una copia física de los comprobantes de pago de remuneraciones de los trabajadores y de su correspondiente anexo, pudiendo emitirlos y entregarlos por vía electrónica en la medida que el medio que se utilice para tal efecto permita hacer efectivas las labores de fiscalización propias de este Servicio y garantice la fidelidad de su información.
2.- El empleador no está legalmente obligado a solicitar la conformidad del trabajador respecto del contenido del comprobante de pago de remuneraciones.
3.- La exigencia prevista en el inciso 3º del artículo 54 bis del Código del Trabajo resulta aplicable respecto de cualquier remuneración de la naturaleza de las que allí se establecen, sin que corresponda excluir a algunas en base a consideraciones no previstas por el legislador.

Ordinario N° 4814/044, de 31.10.2012:
C.- Obligatoriedad de entregar un anexo a las liquidaciones de remuneraciones. Detalles del anexo.
Como una forma de dar certeza a las remuneraciones que proceda pagar a los trabajadores, el inciso 3º del artículo 54 bis citado, dispone que las liquidaciones de aquellos cuyo sistema remuneracional esté conformado, entre otros, por comisiones, bonos, premios u otros incentivos deberán contener un anexo con los siguientes elementos o datos:

a) el monto de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que proceda pagar;
b) el detalle de cada operación que dio origen a estos pagos y,
c) la forma empleada para el cálculo del respectivo estipendio;

El anexo constituirá parte integrante de la liquidación, y viene a complementar la obligación establecida en el artículo 54 del Código del Trabajo, sobre entrega de una liquidación de las remuneraciones, que en su inciso 3º, expresa: “Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas.”

 

Entrega de las Liquidaciones De Remuneración vía Sistema Computacional

Si bien esta situación no se encuentra regula en el código del Trabajo la Dirección del Trabajo a señalado que resulta factible que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional o vía internet, en la medida que se cumpla con determinados requisitos.

1. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica, esto porque la mantención de un correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus liquidaciones de remuneración, en caso que el trabajador no acuerde esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en de papel.

2. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador, no corresponde el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Sobre el particular la dirección del Trabajo ha señalado:

Ordinario Nº 0789/015, de 16.02.2015
En el mismo contexto, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº 4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

1-. Como se indicó, los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos –al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

b) Comprobantes de descuento de remuneraciones. Sobre el particular cabe indicar que no existe impedimento para que el empleador entregue al trabajador, comprobantes electrónicos de los descuentos de remuneraciones efectuados, sean ellos legales o voluntarios.

Al respecto, se debe indicar que el pacto escrito señalado en el inciso 2º del artículo 58 del Código del Trabajo, puede igualmente ser suscrito usando medios electrónicos.

Asimismo, cabe precisar que no obstante la decisión del empleador de entregar a los dependientes un comprobante de los descuentos efectuados, sean legales o voluntarios, estos deben constar en las respectivas liquidaciones de remuneraciones, de acuerdo a lo señalado en el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:

"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas."

De la disposición precitada se infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

a. Monto de la remuneración pagada,
b. Forma como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante el citado dictamen Nº 3161/064, de 28.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

Se fundamenta lo resuelto, en la circunstancia de que conforme a la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº 7301/341, de 12.12.94, no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente sostener que los comprobantes de remuneraciones emitidos electrónicamente serían de aquellos documentos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir sin respaldo material, en tanto el respaldo electrónico pudiera hacer efectivas las labores de fiscalización y el sistema conforme al cual se practique, garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este Servicio.

Ordinario Nº 0629, de 05.02.2015:
Al respecto, cúmpleme informar a Ud., que el empleador se encuentra obligado a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

a) Monto de la remuneración pagada,
b) Forma como se determinó dicha remuneración, y
c) Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

La conclusión anterior encuentra su fundamento en la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº 7301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación.

De tal manera, resulta jurídicamente procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este servicio.

Dicha conclusión se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los Ordinarios Nº 816, de 20.02.2013 y Nº 2840, de 18.07.2013.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante Ord. Nº 4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos –al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como se indicó previamente, mediante la remisión de los antecedentes a casillas de correo particulares, previa autorización de los propios dependientes.

Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº 4890, de 17.12.2013, la solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.

Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes sobre la materia.

Finalmente, es necesario indicar que no se acompañan antecedentes que permitan determinar si la solución informática que se pretende emplear para la generación, firma y procesamiento de la documentación electrónica, cumple con los requisitos que al efecto establece el precitado dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, en la medida que la emisión y su envío posterior se realicen de acuerdo a la normativa administrativa vigente sobre la materia.

Ordinario 4.301, de 04.11.2014:
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales y jurisprudencia administrativa citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

1.-No resulta obligatorio para el empleador entregar una copia física de los comprobantes de pago de remuneraciones de los trabajadores y de su correspondiente anexo, pudiendo emitirlos y entregarlos por vía electrónica en la medida que el medio que se utilice para tal efecto permita hacer efectivas las labores de fiscalización propias de este Servicio y garantice la fidelidad de su información.
2.- El empleador no está legalmente obligado a solicitar la conformidad del trabajador respecto del contenido del comprobante de pago de remuneraciones.
3.- La exigencia prevista en el inciso 3º del artículo 54 bis del Código del Trabajo resulta aplicable respecto de cualquier remuneración de la naturaleza de las que allí se establecen, sin que corresponda excluir a algunas en base a consideraciones no previstas por el legislador.
Ordinario 4.304, de 04.11.2014:

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante dictamen Nº 3161/ 064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

La conclusión anterior encuentra su fundamento en la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº 7301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este servicio.

Ahora bien, aclarado lo anterior, debe mencionarse que en el inciso 3º, del artículo 54 bis, del Código del Trabajo, el legislador ha establecido la obligación para el empleador de añadir a la liquidación de remuneraciones un anexo que forma parte de ésta, que debe contener los montos, bonos, premios u otros incentivos, con explicación del detalle de la operación que originó el estipendio y la forma de calcularlo.

Al respecto, debe tenerse en consideración que la norma precitada complementa lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 54, del mismo cuerpo normativo, de lo que se infiere que la obligación adicional que la ley atribuye al empleador de acompañar un anexo al comprobante de remuneraciones, que contenga información detallada sobre comisiones, entre otras retribuciones, debe interpretarse y entenderse en armonía con lo ya resuelto por éste Servicio respecto a la materia y, en especial, con la jurisprudencia administrativa que se ha pronunciado sobre la legalidad de proporcionar el referido comprobante por medios informáticos.

En estas condiciones, es dable colegir que tanto el comprobante de remuneraciones analizado como su anexo, pueden ser emitidos y remitidos por vía electrónica, conclusión que se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los Ordinarios Nº 816, de 20.02.2013 y Nº 2840, de 18.07.2013.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante Ord. Nº 4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.
Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos –al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como se indicó previamente, mediante la remisión de los antecedentes a casillas de correo particulares, previa autorización de los propios dependientes.

En suma, no basta con poner a disposición del trabajador su documentación laboral electrónica, como plantea el sistema propuesto, sino que por el contrario, el sistema informático utilizado debe garantizar su envío a los dependientes.

Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº 4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña, la solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.

Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes sobre la materia.

Ordinario N° 2.440, de 04.07.2014:
De las disposiciones legales precitadas, es posible inferir que la centralización de documentación –en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, que establece los requisitos para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº 2, de 1967, precitado, que aquél debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

Analizada la información tenida a la vista para la confección del presente informe, cabe concluir que el sistema propuesto en la especie, cumple con los requisitos precitados, por lo que da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº 2, de 1967 y, en consecuencia, resultará jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo a las empresas que incorporen el software por el que se consulta.

Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que de acuerdo a la doctrina vigente de esta Dirección, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de trabajo o en un anexo del mismo.

Es del caso indicar que este Servicio, mediante dictamen Nº 3170/063, de 05.08. 2011, cuya copia se adjunta para su mejor comprensión, se ha pronunciado respecto de la negativa de un trabajador a firmar el contrato de trabajo a través de medios electrónicos, estableciendo que:

“…si un dependiente se negare a suscribir a través de medios electrónicos su contrato de trabajo, el empleador deberá proceder de acuerdo a lo prescrito en el inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:

“Si el trabajador se negare a firmar, el empleador enviará el contrato a la respectiva Inspección del Trabajo para que ésta requiera la firma. Si el trabajador insistiere en su actitud ante dicha Inspección, podrá ser despedido, sin derecho a indemnización, a menos que pruebe haber sido contratado en condiciones distintas a las consignadas en el documento escrito.”

El mismo pronunciamiento agrega que: “…al no existir una disposición que regule la materia consultada para el caso de la documentación electrónica, debe necesariamente recurrirse al procedimiento señalado en el precitado inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, para lo cual el empleador deberá necesariamente generar una copia en papel del documento a firmar, a fin de remitirlo a la Inspección del Trabajo que corresponda.”

Acorde a lo señalado, es dable concluir a este respecto que los trabajadores no pueden ser obligados a suscribir la documentación que emana de las relaciones laborales mediante firmas electrónicas, a menos que se hubieren obligado a ello en forma expresa en su contrato de trabajo o en un anexo del mismo.

En relación con lo anterior, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº 4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos –al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Finalmente, en cuanto a los documentos laborales que pueden ser suscritos electrónicamente, cabe informar a Ud., lo siguiente:

b) Comprobantes de descuento de remuneraciones. Sobre el particular cabe indicar que no existe impedimento para que el empleador entregue al trabajador, comprobantes electrónicos de los descuentos de remuneraciones efectuados, sean ellos legales o voluntarios.

Al respecto, se debe indicar que el pacto escrito señalado en el inciso 2º del artículo 58 del Código del Trabajo, puede igualmente ser suscrito usando medios electrónicos.

Asimismo, cabe precisar que no obstante la decisión del empleador de entregar a los dependientes un comprobante de los descuentos efectuados, sean legales o voluntarios, estos deben constar en las respectivas liquidaciones de remuneraciones, de acuerdo a lo señalado en el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:

"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas."

De la disposición precitada se infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

a. Monto de la remuneración pagada,
b. Forma como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante el citado dictamen Nº 3161/064, de 28.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

Se fundamenta lo resuelto, en la circunstancia de que conforme a la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº 7301/341, de 12.12.94, no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente sostener que los comprobantes de remuneraciones emitidos electrónicamente serían de aquellos documentos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir sin respaldo material, en tanto el respaldo electrónico pudiera hacer efectivas las labores de fiscalización y el sistema conforme al cual se practique, garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este Servicio.

 

EL COMPROBANTE DE PAGO DE REMUNERACIONES

Las normas del Código del Trabajo, no mencionan ni exigen que los empleadores tengan comprobantes de pago de las remuneraciones de su personal, sin embargo debemos tener presente que todo empleador debe estar en condiciones de demostrar que ha cumplido con su obligación de pagar a los trabajadores las remuneraciones devengadas por la prestación de los servicios.

Debemos tener en consideración respecto de la obligación de acreditar el pago de las remuneraciones por parte del empleador que el Decreto Nº 375 del 30.05.1969, que regula el Libro Auxiliar de Remuneraciones, que en lo pertinente dispone:

Artículo 12: Las anotaciones que se consignan en este libro no constituirán prueba de que las remuneraciones a que ellas se refieren hayan sido pagadas y/o percibidas, a menos que el recibo de ellas conste en el mismo libro, bajo la firma del beneficiario.

Por su parte la Dirección del Trabajo ha sostenido que es el empleador quien se encuentra obligado a demostrar efectivamente el pago de las remuneraciones de sus trabajadores. Al respecto la entidad fiscalizadora ha señalado:

Ordinario N° 8003/321, de 11.12.1995:
Al respecto, cumplo con informar a Ud. que lo resuelto en el punto 1 del dictamen señalado dice relación única y exclusivamente con la obligación que impone al empleador el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo, cual es, la de entregar al trabajador un comprobante que contenga el monto de la remuneración, la forma como se determinó el mismo y los descuentos practicados a las remuneraciones.

Lo expuesto precedentemente, ha de entenderse sin perjuicio de la obligación que pesa sobre el empleador de acreditar efectivamente el pago de la remuneración como se señala en el aludido dictamen Nº 7301/341, por algún medio tendiente a hacer constar tal circunstancia.

Ahora bien, cabe tener presente que el propio comprobante a que se refiere el inciso 3º del citado artículo 54 servirá de medio suficiente para acreditar el pago de la remuneración en el evento que estuviere firmado por el dependiente, formalidad ésta que en caso alguno puede ser exigida para entender cumplida la obligación que se consigna en el aludido precepto legal.

En relación con lo expuesto y, sólo a vía ejemplar, es del caso puntualizar que para los efectos de que se trata podría recurrirse al libro auxiliar de remuneraciones, si en el apareciere estampada la firma del trabajador en señal de haber recibido el pago de la remuneración.

En efecto, el artículo 12 del Decreto Nº 375, del año 1969, que reglamenta el libro auxiliar de remuneraciones, vigente en virtud de lo dispuesto en el artículo 3º transitorio del Código del Trabajo, dispone:

"Las anotaciones que se consignan en este libro no constituirán prueba de que las remuneraciones a que ellas se refieren hayan sido pagadas y/o percibidas, a menos que el recibo de ellas conste en el mismo libro, bajo la firma del beneficiario".

De consiguiente, a la luz de lo expuesto, posible es afirmar que procede que los fiscalizadores del Servicio en virtud de las funciones que les confiere la ley exijan al empleador a través de "Oficio Requerimiento Documentación" y "Oficio Infracciones" que acredite el pago de la remuneración.

Como medio para acreditar la efectividad de pago de las remuneraciones se podrá utilizar a modo de ejemplo:

- La liquidación de remuneraciones firmada por el trabajador
- Los comprobantes de depósito o transferencia de fondos cuando se ha acordado el pago via deposito en una cuenta bancaria
- Las anotaciones del libro de remuneraciones si esta han sido firmada por los trabajadores de acuerdo a lo señalado en el artículo 12 del Decreto Nº 375, del año 1969
- Cualquier documento en que conste la identificación del trabajador, el monto pagado y la oportunidad en que se realizó dicho pago.

 


Autor : Robinson Zepeda Gómez.

Contador Auditor Universidad Católica del Norte

Ex-Fiscalizador Dirección del Trabajo

Ex-Mediador Dirección del Trabajo

Relator de Cursos y Seminarios